中小企業バックオフィスにこそ求められる働き方のハイブリッド化

中小企業バックオフィスにこそ求められる働き方のハイブリッド化

コロナ禍以降、働き方の多様化は一気に進みました。
当初は、テレワーク化の遅れが指摘されていたバックオフィス部門でも、大企業・ベンチャー企業を中心に多くの企業で働き方の多様化が実現されています。

一方で、多くの中小企業・小規模企業のバックオフィス部門では、なかなか業務のデジタル化が進まず、オフィスワークの選択肢しか持っていないのが現状となっています。

しかし、私は、中小企業こそバックオフィス業務をハイブリッドワーク化していく必要があると考えています。

1.1人担当制の限界

中小企業バックオフィスにこそ求められる働き方のハイブリッド化

中小企業のバックオフィスをハイブリッドワーク化しなければならない理由、それはとてもシンプルで、『事業を安定的に運営するため』です。 バックオフィス業務は、うまく運営されているときは、特に経営者が意識する必要すらなく日常的に運用されていきます。
しかし、バックオフィス業務が企業の血流を円滑にする仕事とも言われる通り、なんらかの事情で業務が止まると、他の業務にまで連鎖して悪影響を与えていきます。

例えば、給与計算を例に取ると分かりやすいでしょう。
給与は、多くの中小企業で情報漏洩防止の観点から1名の担当者で対応しています。
この状況で、給与計算担当者が急に退職した場合、体調を崩した場合などを想像してみてください。
誰もフォローができず、給与の遅配などが生じることが想定されます。

給与の遅配は、従業員からの信頼を一気に低下させます。
従業員は本来不要な心配が生じて業務効率が悪化するほか、最悪の場合は退社してしまう事例も多く発生しています。

2.ハイブリッドワーク化による事業の安定性の向上

中小企業バックオフィスにこそ求められる働き方のハイブリッド化

この点、バックオフィス業務をハイブリッドワーク化できる環境を整備していると、事業の安定性確保という観点から2つの効果を得ることができます。

① 物理的制約からの解放
ハイブリッドワークができる業務環境の場合、場所に縛られずに働くことができるようになります。
担当者がご家族の事情などでオフィスに出社ができない、しかし、テレワークでの対応も可能な状況な場合もあるでしょう。
もちろん1人担当制の限界が完全に克服されるわけではありませんが、選択肢が増えることで安定性が向上することは間違いがありません。

② 外部リソースの活用可能性の向上
ハイブリッドワークができる業務環境の場合、情報は原則としてすべてオンライン上にある必要があります。
1人担当制の限界は、1人のままで克服できることばかりではありません。しかし、追加のもう1人が必ずしも社内である必要はありません。
多くのバックオフィス業務は、共通の知識基盤をベースに業務が可能であり、外部委託が可能です。
ハイブリッドワーク化に向けて行われるはずの情報の整理とオンライン化は、外部資源の活用の一助になります。
状況に応じて適切に外部資源を組み合わせることによって、事業の安定性を向上させることも可能になります。

3.まとめ

多くの中小企業の場合、バックオフィス業務は1~2名などの少数の担当者により行われています。
大企業のバックオフィス部門ではフォロー可能な管理担当者の退職も、中小企業バックオフィスには大きな影響を与え、事業活動の停滞を招く可能性もあります。

中小企業は、フォロー体制をマンパワーで確保することはできません。

マンパワー不足の対策の1つとしても、IT化が重要ですが、これまでのシステム導入は、比較的高額なものが多く、中小企業ではコスト的に導入が難しいことが多いのも現実でした。

しかし、近年は様々なSaaSの登場により、高額なシステム導入やシステム開発などなくとも、バックオフィス部門をハイブリッドワーク化していくことも可能になってきています。

今後は、経営資源に乏しい中小企業こそ、業務課題に合ったSaaSの導入を進めて、少人数でも本業に集中できる体制を作れるかどうかが、企業の競争力を左右してくると考えられます。

中小企業こそ、ハイブリッドワーク化できるバックオフィス環境を整備し、本業に集中できる管理体制を構築していきましょう。



良い経営は良い仕組みから

タスキー株式会社 取締役
公認会計士/中小企業診断士 色川 大輔